Le terme « Procure-to-Pay » (P2P) fait référence au processus de gestion des achats et des paiements dans une entreprise. Cela comprend :
- l’identification des besoins en matières premières ou en produits finis,
- la recherche de fournisseurs,
- la négociation des contrats,
- la réception des produits,
- la vérification de la qualité et de la quantité des produits reçus,
- et enfin le paiement des fournisseurs.
Procure-to-Pay : quel impact sur la gestion de trésorerie ?
Le processus de P2P a un impact important sur la gestion de trésorerie d’une entreprise, car il peut influencer la façon dont les paiements sont effectués et les délais de paiement. Ce qui se reflète dans les 5 étapes du processus de P2P :
Identification des besoins
Recherche de fournisseurs
Négociation des contrats
Réception des produits
Paiement des fournisseurs
Identification des besoins en matières premières ou en produits finis : la première étape consiste à identifier les besoins en matières premières, en produits finis ou services nécessaires pour la production ou la vente. Cela peut être fait à l’aide de logiciels de gestion de la chaîne d’approvisionnement ou de systèmes de gestion de la demande.
Recherche des fournisseurs : une fois les besoins identifiés, il faut trouver des fournisseurs qui peuvent fournir les produits ou matières premières nécessaires. Cela peut être fait à l’aide de sites de mise en relation entre acheteurs et fournisseurs, de réseaux professionnels, etc.
Négociation des contrats : une fois que l’entreprise a trouvé des fournisseurs potentiels, elle peut négocier les termes des contrats de fourniture avec eux. Il est important de négocier des conditions de paiement favorables pour l’entreprise, tout en s’assurant que les fournisseurs sont également satisfaits.
Réception des produits : lorsque les produits ou matières premières sont livrés, ils doivent être vérifiés pour s’assurer qu’ils correspondent à ce qui a été commandé en termes de qualité et de quantité.
Paiement des fournisseurs : une fois que les produits ont été vérifiés et acceptés, il est temps de payer les fournisseurs. Si l’entreprise a négocié des conditions de paiement favorables, elle pourra peut-être étaler les paiements sur plusieurs mois, ce qui peut aider à gérer la trésorerie de l’entreprise.
L’entreprise peut ainsi améliorer sa gestion de trésorerie en réduisant les coûts, en optimisant les délais de paiement et en améliorant la relation avec les fournisseurs.
Pourquoi optimiser le Procure-to-Pay (P2P) ?
Le processus de P2P implique la gestion de tous les aspects de l’achat de produits ou de matières premières, du besoin initial jusqu’au paiement des fournisseurs. Il y a plusieurs avantages à l’optimiser :
- Meilleure visibilité et meilleur suivi des achats et des paiements, ce qui peut aider à réduire les erreurs et les retards.
- Une réduction des coûts grâce à une meilleure négociation avec les fournisseurs et à une meilleure utilisation des ressources.
- L’amélioration de la relation avec les fournisseurs grâce à un processus de paiement plus efficace.
- Enfin, une augmentation de l’efficacité et de la productivité en automatisant les tâches de gestion des achats et des paiements.
Optimiser le P2P est donc essentiel dans le pilotage de son Cash. Cela passe entre autres par l’automatisation du processus.
L’automatisation du cycle Procure-to-Pay peut aider l’entreprise à améliorer son efficacité et sa productivité. Ce qui passe notamment par la réduction des coûts, une meilleure visibilité et un meilleur suivi de ses achats et de ses paiements. Elle permet également d’améliorer sa relation avec les fournisseurs, et à réduire les risques de fraude.
Comment automatiser le processus ?
Il existe différentes façons d’automatiser le processus de P2P, en utilisant des logiciels de gestion des achats et des paiements ou en mettant en place des processus de travail automatisés. Voici quelques étapes que l’entreprise peut suivre pour automatiser son processus de P2P :
Évaluer les besoins de l'entreprise
Choisir un logiciel de gestion des achats et des paiements
Mettre en place les processus de travail automatisés
Former le personnel
Suivre et améliorer le processus
Évaluer les besoins de l’entreprise : avant de commencer à automatiser le processus de P2P, il est important de bien comprendre les besoins de l’entreprise et d’identifier les tâches qui peuvent être automatisées.
Choisir un logiciel de gestion des achats et des paiements : il existe de nombreux logiciels de gestion des achats et des paiements sur le marché, qui offrent différentes fonctionnalités. Il est important de choisir un logiciel qui convient aux besoins de l’entreprise.
Mettre en place les processus de travail automatisés : une fois que l’entreprise a choisi un logiciel, elle peut mettre en place des processus de travail automatisés pour chaque étape du processus de P2P. Par exemple, elle peut configurer le logiciel pour qu’il envoie automatiquement des notifications aux fournisseurs lorsqu’une commande est passée ou lorsqu’un paiement est effectué.
Former le personnel : il est important de former le personnel à l’utilisation du logiciel de gestion des achats et des paiements et aux nouveaux processus de travail automatisés.
Suivre et améliorer le processus : une fois que le processus de P2P est automatisé, l’entreprise doit le suivre et le mesurer pour s’assurer qu’il fonctionne de manière efficace. Si des améliorations sont nécessaires, elle peut effectuer des ajustements au logiciel ou aux processus de travail automatisés.
Grâce à sa double approche bancaire et comptable, l’outil Cashlab permet d’avoir une meilleure visibilité sur son processus de P2P. Dans un premier temps en suivant les encaissements et décaissements grâce à l’analyse des transactions bancaires. Puis, en maîtrisant ses ratios BFR et leur potentiel d’amélioration.
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Article rédigé par Eléonore Berne, le 09/01/2023.
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