The 10 best tips to manage Cash according to Sabbir Rahman, former Head of Treasury for ASOS

Tip #1 : Attention to cash flow forecasting methods of highly probable forecasted transactions in a consumer business

Chez ASOS plc, nous vendions des produits de mode à des consommateurs dans le monde entier. Comme pour toute entreprise de consommation, nous avons collecté des liquidités par l’intermédiaire d’un portefeuille d’acquéreurs. Ces derniers vont des acquéreurs de cartes de crédit et de débit aux acquéreurs “Buy Now Pay Later” (“acheter maintenant, payer plus tard”). Le nombre et les noms des acquéreurs ne sont pas divulgués pour des raisons de confidentialité. L’argent était collecté dans différentes devises et représentait une source de financement essentielle pour faire face aux coûts fixes et variables de l’entreprise. Ce qui inclut le paiement des fournisseurs de stocks et autres, les salaires, les frais d’expédition, les taxes et toute une série d’autres dépenses. Il était essentiel d’avoir une Having visibility over the future amount of cash that would be received on a daily basis was key to understanding how the company would manage cash in the most cost-efficient manner.. C’est-à-dire, savoir si la trésorerie devrait :

• move cash between legal entities,
• sweep cash into operational treasury accounts,
• liquidate money market investment or convert cash between currencies,
• pay various financial obligations as they came due.

afin de payer les diverses obligations financières à mesure qu’elles arrivent à échéance.
Concurrently, the département trésorerie s’est appuyée sur des prévisions basées sur plusieurs données. Ces dernières sont les données historiques des ventes qui permettent de générer les prévisions des ventes futures. Cela en utilisant une méthodologie quantitative de prévision par régression linéaire ajustée, pour tenir compte de la saisonnalité de l’activité. Parallèlement, l’équipe Finance commerciale a produit des prévisions plus qualitatives des ventes mondiales aux consommateurs, en incorporant des tendances macroéconomiques et microéconomiques dans leur processus de prévision. Telles que les taux de croissance sectoriels, les diversités géopolitiques et les conditions macroéconomiques mondiales et régionales. L’entreprise tempère une méthodologie de prévision par rapport à l’autre afin de formuler les prévisions les plus complètes et les mieux informées possibles. Il est beaucoup plus Forecasting contractual cash flows is much easier, as they can be considered 100% probable to materialise. Si la prévision des transactions très probables s’avère matériellement incorrecte, cela pourrait se traduire par des couvertures de change mal dimensionnées et des déficits et excédents de trésorerie inattendus au sein du groupe.

Tip #2 : Investing cash effectively for a cash rich business

L’objectif premier de toute trésorerie doit être d’optimiser le rendement tout en minimisant le risque de crédit du portefeuille d’investissement. Les fonds du marché monétaire offrent généralement une liquidité quotidienne et des rendements compétitifs. Néanmoins, les rendements peuvent être encore améliorés si les liquidités sont investies pour des durées plus longues dans des dépôts du marché monétaire. En effet, les institutions de dépôt récompensent souvent les dépôts à plus long terme par des rendements plus élevés, ce qui permet d’obtenir une courbe de rendement ascendante. Les rendements peuvent être encore améliorés en investissant dans des dépôts structurés, en incorporant à la fois des éléments de durée et de risque de marché dans les caractéristiques du dépôt. On peut citer à titre d’exemple les dépôts à double devise liés au taux de change, les dépôts “wedding cake” liés au taux de change, les dépôts à fourchette d’accumulation remboursable liés au taux d’intérêt et les produits structurés convertibles inversés liés à des actions. Ces produits structurés peuvent se situer en dehors de la politique de trésorerie de l’entreprise, de son appétit pour le risque et peuvent ne pas répondre aux exigences de la comptabilité de couverture, si l’entreprise est cotée en bourse et que cela est important pour elle. Les produits structurés peuvent être :

• capital fully protected garanti, c’est-à-dire que 100 % du capital investi est garanti ;
• capital soft protected garanti, c’est-à-dire qu’une partie du capital est garanti, par exemple 90 % ; 
• capital fully at risk, c’est-à-dire que 100 % du capital est à risque ; 
• ou à effet de levier, c’est-à-dire que le déposant peut perdre plus de 100 % du capital initial investi. 

Les produits structurés sont moins couramment utilisés par les entreprises lorsqu’elles investissent des liquidités, mais certaines trésoreries ont optimisé leurs rendements grâce à leur utilisation.

Conseil #3 : Le besoin d’un TMS avec une connectivité API aux comptes bancaires pour une visibilité en temps réel ou quasi-réel du solde des comptes

Disposer d’une visibilité en temps réel ou quasi réel sur les comptes bancaires d’une entreprise est essentiel pour une gestion efficace de la trésorerie. Cette visibilité peut être obtenue grâce à l’utilisation d’un système de gestion de trésorerie (Treasury Management System) doté d’une interface de programmation d’applications (API) permettant de communiquer avec les comptes bancaires. Un TMS peut fournir une plateforme centrale pour toutes les activités de gestion de trésorerie, permettant aux équipes de visualiser et de gérer les liquidités sur plusieurs comptes et dans plusieurs devises. Outre la visibilité des soldes de trésorerie et de l’activité des transactions, un TMS peut également offrir des fonctionnalités de prévision de trésorerie, de gestion des liquidités et d’analyse des frais bancaires. This can help treasury teams optimize their cash position, reduce borrowing costs, and minimize bank fees.

Tip #4 : Managing DSO, payment terms and collections efficiently

It is essential to manage payment terms effectively to ensure timely collections, minimise Days Sales Outstanding (DSO) et de réduire le risque de créances irrécouvrables. Des conditions de paiement claires doivent être communiquées aux clients dès le départ, les factures doivent être émises rapidement et des rappels de suivi doivent être envoyés si nécessaire. Il convient également d’accorder la . Timely collections afin d’améliorer la trésorerie, ce qui peut se faire en offrant des remises pour paiement anticipé ou en mettant en place un système de paiement automatisé.

Tip #5 : Streamlining banking relationships

Corporate entities often have multiple banking relationships, which can lead to fragmented cash management and increased banking fees. Streamlining banking relationships can help optimize cash management, reduce fees, and improve visibility. Consolidating banking relationships with a few core banks can also provide negotiating power and better access to funding sources.

Tip #6 : Implement a robust system for managing DPO and payments

Pour s’assurer que les liquidités ne sont pas utilisées de manière inefficace ou perdues en raison d’erreurs ou de fraudes, il est important de disposer d’un strong system for managing payments. Cela peut inclure des processus clairement définis pour approuver et effectuer des paiements, et l’utilisation de méthodes de paiement sécurisées telles que les paiements numériques ou les virements électroniques. Mais aussi l’examen régulier des dossiers de paiement afin d’identifier et de résoudre tout problème. Des solutions de financement de la chaîne d’approvisionnement peuvent être évaluées et mises en œuvre par des fournisseurs bancaires et des FinTech afin de minimiser le nombre effectif de jours d’impayés (DPO) whilst allowing existing suppliers to avail of prevailing payment terms.

Tip #7 : Implement a 13-week cash flow forecast

To effectively manage cash, it is important to la surveiller régulièrement et d’adapter les stratégies en conséquence. Souvent, les propriétaires de fonds d’investissement privés ou les créanciers d’entreprises confrontées à des périodes de difficultés financières demandent une prévision de trésorerie à 13 semaines afin de :

• protect their debt and equity investments,
• S’assurer que les entreprises dans lesquelles ils investissent peuvent faire face à leurs obligations financières à mesure qu’elles arrivent à échéance, 
• and recommend corrective action upon investee companies when necessary.

Tip #8 : Perform regular and timely bank reconciliations

Le rapprochement des comptes bancaires consiste à comparer les transactions enregistrées par l’entreprise avec les relevés bancaires afin de s’assurer qu’elles correspondent. Cette opération est importante pour identifying discrepancies and errors telles que les transactions manquantes ou en double, qui peuvent conduire à des soldes de trésorerie inexacts et potentiellement à des pertes financières ou à des problèmes de conformité. En effectuant des rapprochements bancaires régulièrement, de préférence quotidiennement, et en examinant et résolvant rapidement les écarts éventuels, les entreprises peuvent maintenir des registres de trésorerie précis et s’assurer que leurs rapports financiers sont fiables et conformes aux exigences réglementaires. En outre, l’automatisation du processus de rapprochement par l’utilisation de logiciels ou l’externalisation de la tâche à un fournisseur tiers peut contribuer à rationaliser le processus et à réduire le risque d’erreurs.

Tip #9 : Implementing effective internal controls

Des contrôles internes solides sont nécessaires pour prévenir la fraude et garantir une gestion précise de la trésorerie. Il s’agit notamment d’establishing clear cash handling policies en matière de manipulation de la trésorerie, de séparer les responsabilités en matière de gestion de la trésorerie et d’examiner et de réconcilier régulièrement les relevés bancaires et les soldes de trésorerie.

Tip #10 : Business as usual cash and liquidity reporting

Une fois que tous les systèmes, processus et contrôles nécessaires à la gestion de la trésorerie ont été mis en place, il est important d’établir un process for regular cash and liquidity reporting. Il s’agit notamment d’établir des rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels sur les positions de trésorerie, les entrées et sorties de fonds et la précision des prévisions. Les rapports doivent être standardisés, faciles à interpréter et fournis en temps utile à toutes les parties prenantes concernées, telles que le département FP&A, le directeur financier du groupe et le directeur financier. Des rapports réguliers permettent de s’assurer que toutes les parties prenantes sont au courant de la situation actuelle de la trésorerie et que tout problème ou préoccupation peut être traité rapidement. Il aide également à identifier les tendances et les risques potentiels, ce qui permet une gestion proactive des liquidités.

Do you want to apply these tips but don't know where to start? Our team will guide you through the key issues of Cash management. To find out more about our training courses, click here.