Les bonnes pratiques en startup, la digitalisation des processus
Dans la première partie de cet article nous vous racontions les mésaventures de Marc, DAF dans une petite structure « condamné » à digitaliser sa fonction et faire évoluer ses process. L’objectif étant de s’adapter à un univers de plus en plus concurrentiel et aux spécificités du monde des startups. Voici un condensé de bonnes pratiques pour une bonne digitalisation des processus et vous aider à garder le cap. Notamment lorsqu’il vous faut être à la fois Directeur Administratif, Financier, Juridique et Ressources Humaines (et parfois même responsable des Fournitures de Bureaux).
Qu’entend-t-on exactement par « digitalisation » ?
La digitalisation de l’entreprise consiste en la mise en place de solutions technologiques spécialisées (mais entre lesquelles il existe bien souvent des connexions). Et ont pour objectif de transformer les usages et améliorer les performances de l’entreprise. De fait, l’utilisation du bon outil permet, au mieux d’obtenir un résultat plus satisfaisant qu’auparavant (augmenter le degré d’analyse, réduire la marge d’erreur des prévisions…) et « au pire » de gagner un temps précieux dans la réalisation de tâches.
Voici donc nos bonnes pratiques en terme de digitalisation des processus :
Dématérialisation des documents
Lorsque l’on parle de digitalisation, la première chose qui vient en tête est bien souvent le passage du papier au numérique et donc de dématérialisation.
Or, on touche ici le cœur de la comptabilité. Bien que cette dématérialisation soit plus large que le simple traitement des factures et inclus tout un processus de GED (gestion électronique de documents). Les bonnes pratiques en terme de dématérialisation reposent sur la combinaison de trois technologies pour un processus de dématérialisation global :
- La reconnaissance optique de caractère (ROC),
- La reconnaissance automatique de documents (RAD),
- La lecture automatique de document (LAD).
Ces technologies fonctionnent de concert et sont souvent regroupées au sein d’un même outil comme par exemple le module dédié de la suite Adobe. A vous de mettre en place les synergies pour permettre par exemple d’alimenter directement votre CRM ou votre logiciel comptable. Aussi, des solutions comme celles de DIMO Software ou Symtrax permettent de numériser, traiter, archiver et intégrer à vos workflows la plupart de vos documents clefs. Et comme l’on parle de workflows on sécurise aussi une partie des processus de l’entreprise. La digitalisation renforce ainsi le contrôle interne.
Travail collaboratif et remontée d’information
Egalement, la remontée d’informations est au cœur de la digitalisation. Le partage des tâches dans un processus d’arrêté de comptes ou de budget permet d’avoir une vision permanente de l’avancé et des retards pris.
Il est crucial, quelle que soit la taille de l’entreprise, de disposer d’un outil de travail collaboratif adapté. Ainsi, centraliser les échanges de documents dans un outil dédié permet par exemple de gérer « le versioning ». C’est à dire de permettre les révisions de documents successives par plusieurs collaborateurs sans perte d’informations et avec une piste d’audit. De facto, cela évite la multiplication des fichiers en « v1 », « v2 »… Aussi, ce partage de tâches responsabilisent les intervenants d’une chaîne puisqu’à une tache est associé un interlocuteur et un planning. Parmi les outils les plus utilisés figurent Asana, Slack and Trello.
Signature électronique
Dans le prolongement de cette dématérialisation, les logiciels de signature électronique s’avèrent rapidement indispensables. Il en existe plusieurs dont Concord ou Verisign.
Grâce à eux, il est pratique de disposer d’une facture ou d’un contrat numérique/numérisé. Or, sans solution de signature électronique, impossible de ne pas passer par la case impression. Autre vertu de ces outils, ils permettent de réduire significativement le temps de traitement de nombreux dossier/factures nécessitant la signature de collaborateurs parfois en déplacement. Réduire ce temps réduit notamment le coût final de traitement des factures. Et permet à chaque partie de se concentrer davantage sur son cœur de métier plutôt que sur la gestion administrative.
La digitalisation des processus n’est pas qu’administratif mais aussi financier :
Gestion des notes de frais
Dans les structures de taille moyenne, il y a fort à parier que le DAF soit le premier recrutement du « futur » pôle finance. A ce titre, c’est également à lui de gérer les notes de frais. DAF Mag relayait sur son site le témoignage d’Expensya, développeur d’une solution permettant de gérer ses notes de frais directement sur mobile. Grâce à l’application, vos employés créent la note de frais dans l’application en prenant en photo le justificatif. Ensuite, l’appli vous transfère le justificatif automatiquement. De plus, les factures stockées dans le Cloud peuvent être organisées suivant les différents services. Cela permet par exemple, de sensibiliser les équipes sur les économies réalisables et diffuser la cash culture au sein de l’entreprise.
Aussi, d’autres solutions telles que Mooncard proposent de coupler une application semblable à celle d’Expensya avec une carte de crédit. Ceci permet de renseigner de manière automatique :
- un certain nombre d’informations concernant la dépense,
- de plafonner le montant des dépenses.
Ainsi on gagne du temps dans le traitement de la dépense.
Traitement des factures
La réglementation sur la facture numérique s’est grandement assouplie et dans le cas où c’est à vous de la numériser, il faut désormais être en capacité de la traiter en automatique. C’est là qu’interviennent des solutions dédiées comme Esker ou Yooz.
En effet, elles proposent de digitaliser tout ou une partie des processus Clients « Order to Cash » et Fournisseurs « Purchase to Pay ». Puis elles incluent un workflow de validation lui aussi dématérialisé. Les gains en terme de productivité sont rapidement mesurables. Ils seront d’autant plus appréciables au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise. Si les flux de factures sont facilement gérables dans les premiers temps, il est indispensable d’anticiper pour en maitriser le volume à traiter sur le long terme sans être submergé et en y maitrisant le coût de traitement.
Et la gestion de trésorerie dans tout ça ?
Au delà de la partie « administrative », le véritable enjeu de la digitalisation est clair : permettre au DAF de rapprocher plus rapidement données comptables et données de gestion. En effet, l’objectif final est de pouvoir prendre des décisions sans perdre de temps à traiter les informations qui lui remontent.
Le rapprochement et le traitement des données sont désormais réalisés de manière quasi automatique. Des logiciels de Business Intelligence (BI)/Data Visualisation sont capables de transformer un flux de données en graphiques à forte valeur ajoutée. Parfois, ces logiciels transforment les données directement en rapports personnalisables selon vos attentes. Malheureusement, trop de DAF utilisent encore des tableurs EXCEL pour réaliser leur reporting. C’est impensable lorsque l’on sait que 88% des feuilles Excel comportent des erreurs ! Bien entendu, par souci d’impartialité nous ne vous recommanderons pas d’outil et n’évoquerons pas non plus CashLab. CashLab est l’outil combinant prévisions de trésorerie à long terme et éléments essentiels de reporting…
Après lecture de cet article, par quoi allez-vous commencer pour entamer votre digitalisation des processus ?
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