Les comptes virtuels au service de la trésorerie

Parmi notre écosystème d’experts, François Masquelier (CEO de SimplyTREASURY) a décrypté les comptes virtuels dans son article “How virtual could the bank accounts be?” dans le numéro #107 “Interconnectivity” du magazine “Treasurer” d’ATEL. Retour sur ce concept qui accompagne les financiers dans la gestion de leur trésorerie.

Les comptes bancaires virtuels se sont largement développés ces dernières années, proposant aux entreprises de créer et gérer plus facilement leur trésorerie. Il semble important de clarifier ce concept, toujours en pleine évolution aujourd’hui.

Les comptes bancaires virtuels fonctionnent comme des sous-comptes rattachés à un compte physique. Compte physique qui lui, règle les transactions et porte le solde consolidé de tous les comptes virtuels qui lui sont liés.
Les IBAN virtuels sont également associés à un compte physique qui centralise tous les encaissements. A la différence qu’un IBAN est attribué à chaque opération, pour que l’émetteur et le bénéficiaire du paiement soient identifiés automatiquement. Il est alors possible d’attribuer une plage de données d’IBAN à un département ou une filiale spécifique de l’entreprise.

Quels avantages pour les entreprises ?

L’avantage principal pour les trésoreries est la facilité de créer et gérer des comptes en ligne. Pendant que les banques gardent le contrôle du compte physique. Cela permet de réduire le nombre de comptes en banque, tout en permettant aux entreprises d’ouvrir autant de comptes virtuels que nécessaire.

Un compte virtuel présente d’autres nombreux avantages et bénéfices :

• Peut être une alternative aux solutions traditionnelles de Cash management,
• Aide à centraliser les fonctions de trésorerie,
• Peut être un substitut aux outils de gestion des liquidités,
• Réduit les coûts tout en augmentant l’efficacité,
• Améliore le processus de réconciliation de traitement direct (Straight-Through Processing)
• Simplifie les relations bancaires en réduisant le nombre de comptes,
• Harmonise la virtualisation de tous ses comptes.

Ils apportent une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des paiements entrants et sortants. Et ce, grâce à une structure de compte simplifiée et rationalisée.

Le concept de comptes virtuels n’est pourtant pas nouveau. En effet, il existait déjà avant des services ressemblant aux comptes virtuels, qui répondaient à des besoins spécifiques des trésoriers d’entreprises.

Dans un monde en constante évolution, avec des régulations de plus en plus strictes et une attention particulière pour les réductions de coûts : l’intérêt pour les comptes virtuels s’est intensifié.
En effet, les coûts liés aux comptes en banque ne cessent d’augmenter. De plus, les contrôles KYC (« Know Your Customer ») demandent de plus en plus d’efforts. Mais également de transparence et de divulgation d’informations des clients.

Des services bancaires internes (In-House Banking) performants

Bien que le concept ne soit pas nouveau, seules quelques multinationales ont réussi à construire et gérer des services bancaires internes.
Cependant, la mise en place du In-House Banking (IHB) nécessite du temps et des investissements importants. Avant l’entrée en vigueur du Payment Services Directive*, certaines entreprises ont même essayé d’obtenir une licence bancaire pour faire du IHB.

Il est possible que les comptes bancaires virtuels deviennent la base des systèmes bancaires internes en entreprises. Avec cela, les entreprises peuvent rationaliser et contrôler la gestion de leurs comptes bancaires. C’est-à-dire ouvrir, fermer, modifier, ou gérer les comptes bancaires, en quelques secondes. Ceci, sans avoir à remplir une tonne de formulaires administratifs.

Pour cela, il faut d’abord rationaliser les comptes en fermant tous ceux ouverts pour la comptabilité au sein d’une entité légale. Puis, à un niveau plus élevé dans un groupe d’entreprises, virtualiser et utiliser les paiements et encaissements pour compte de (Payment On Behalf Of/Collection On Behalf Of).
Ce n’est pas seulement utile pour gérer et trier les dettes et les créances. Cela est utile pour construire un nouveau type de gestion de liquidité appelé cash pooling. C’est une technique de gestion de trésorerie centralisée, utilisée par les entreprises ayant plusieurs filiales. L’avantage à cette action est d’optimiser les soldes de trésorerie de l’ensemble des entités légales. Les liquidités sont détenues nativement sur le compte principal et les comptes virtuels représentent les différentes balances liées aux filiales.

Avec le In-House Banking, le paiement est directement transféré par le siège au nom de sa filiale et génère des transactions au sein du groupe. Avec des comptes virtuels, les trésoriers pourraient même imaginer un seul compte bancaire par devise pour gérer 100% de leur trésorerie dans un IHB.

*régule les services de paiement et leurs fournisseurs au sein de l’Union Européenne

La virtualisation des comptes bancaires pour plus d’efficacité dans la gestion de trésorerie

L’une des problématiques dans le traitement de paiements entrants des comptes virtuels est la différenciation faite entre le bénéficiaire* et l’entité légale**. Concernant la conformité, c’est un sujet assez bien géré par les régulations et pratiques de l’Union Européennes, mais ce n’est pas le cas dans le monde entier.

Même dans ce cas, la virtualisation des comptes bancaires au niveau de l’entité légale apporte de nombreux avantages, en parallèle des outils traditionnels déjà utilisés. De toute évidence, la puissance et la taille du système, ainsi que la bonne intégration avec votre ERP jouent un rôle important. Cela demande de l’organisation, de la discipline et des nouveaux processus de support. Si vous ne faites plus appel à une banque locale, la trésorerie devient alors le seul point de contact. Elle risque d’être inondée de questions par les entités locales. C’est-à-dire que la virtualisation des comptes bancaires n’est pas seulement une question de technologie informatique, mais aussi d’organisation et de mise en place de processus.

*qui détient le compte virtuel
**qui détient le compte bancaire

Ce qu’il faut retenir

Pour conclure, il est possible d’utiliser les comptes bancaires virtuels pour mettre en place un service bancaire interne. Notamment avec des paiements et encaissements pour compte de :

• un cash pooling natif,
• des prêts internes court-terme,
• une gestion des échanges internationaux centralisée,
• et du netting (compensation des entrées et sorties de devises).

Jusqu’ici, le concept de comptes virtuels a été faussement représenté ou mal nommé par les banques. Les comptes virtuels offrent des bénéfices aux trésorerie d’entreprise : une amélioration de la gestion de trésorerie et un meilleur aperçu des comptes d’entreprise. Ce qui donne un rôle plus influent et stratégique au trésorier dans l’organisation. Maintenant que les plateformes de gestion de comptes virtuels (Virtual Account Management) offrent une solution simple, prête à l’emploi, l’intérêt pour les comptes bancaires virtuels va significativement augmenter. Ces derniers ont réellement la capacité de réinventer la gestion de trésorerie en accompagnant les trésoriers.

Rédigé par Eléonore Berne, le 30/03/2022.